3) İtirazen şikayete konu pazarlık ihalesinde ilk tekliflerin saat 14:00’te verilmesinin talep edildiği, 14:13’te tutanak haline getirilerek açıklandığı ve 14:26’da tebligat gönderilerek saat 15:00’te ikinci tekliflerin verilmesinin talep edildiği, bu kadar kısa bir sürede teklif vermek isteseler de zaman yetersizliğinden dolayı son fiyat teklifini veremedikleri, bu durumun mevzuata ve rekabet ilkesine aykırı olduğu,

...

2) Başvuru sahibinin 2 ve 3’üncü iddialarına ilişkin olarak:

4734 sayılı Kamu İhale Kanunu’nun “Temel ilkeler” başlıklı 5’inci maddesinde “İdareler, bu Kanuna göre yapılacak ihalelerde; saydamlığı, rekabeti, eşit muameleyi, güvenirliği, gizliliği, kamuoyu denetimini, ihtiyaçların uygun şartlarla ve zamanında karşılanmasını ve kaynakların verimli kullanılmasını sağlamakla sorumludur…” hükmü,

Anılan Kanun’un “Pazarlık usulü” başlıklı 21’inci maddesinde “Aşağıda belirtilen hallerde pazarlık usulü ile ihale yapılabilir:

…

b) Doğal afetler, salgın hastalıklar, can veya mal kaybı tehlikesi gibi ani ve beklenmeyen veya yapım tekniği açısından özellik arz eden veya yapı veya can ve mal güvenliğinin sağlanması açısından ivedilikle yapılması gerekliliği idarece belirlenen hallerde veyahut idare tarafından önceden öngörülemeyen olayların ortaya çıkması üzerine ihalenin ivedi olarak yapılmasının zorunlu olması.

…

(b), (c) ve (f) bentlerinde belirtilen hallerde ilan yapılması zorunlu değildir. İlan yapılmayan hallerde en az üç istekli davet edilerek, yeterlik belgelerini ve fiyat tekliflerini birlikte vermeleri istenir.

…

Bu madde kapsamında yapılacak ihalelerde, ilk fiyat tekliflerini aşmamak üzere isteklilerden ihale kararına esas olacak son yazılı fiyat teklifleri alınarak ihale sonuçlandırılır...” hükmü bulunmaktadır.

İdari Şartname’nin “İhaleye ilişkin bilgiler” başlıklı 3’üncü maddesinde

“3.1. a) İhale kayıt numarası: 2023/698565

b) İhale usulü: Pazarlık usulü

c) İhale (son teklif verme) tarihi ve saati: 12.07.2023 Saat: 14:00

ç) İhale komisyonunun toplantı yeri (e-tekliflerin açılacağı adres): Afyonkarahisar Gençlik ve Spor İl Müdürlüğü ihale birimi

3.2. Teklifler, ihale (son teklif verme) tarih ve saatine kadar EKAP üzerinden e-teklif olarak sunulur. İhale (son teklif verme) saatine kadar EKAP'a yüklenemeyen teklifler değerlendirmeye alınmaz.

3.3. Verilen teklifler, zeyilname düzenlenmesi hali hariç, herhangi bir sebeple geri alınamaz...” düzenlemesi,

Anılan Şartname’nin “İhaleye katılabilmek için gereken belgeler ve yeterlik kriterleri” başlıklı 7’nci maddesinde “7.1. İsteklilerin ihaleye katılabilmeleri için aşağıda sayılan belgeler ve yeterlik kriterleri ile fiyat dışı unsurlara ilişkin bilgileri e-teklifleri kapsamında beyan etmeleri gerekmektedir.

a) Teklif vermeye yetkili olduğunu gösteren bilgiler;

…

2) Tüzel kişilerde; isteklilerin yönetimindeki görevliler ile, ilgisine göre, ortaklar ve ortaklık oranlarına (halka arz edilen hisseler hariç)/üyelerine/kurucularına ilişkin bilgiler idarece EKAP'tan alınır.

b) Bu Şartname ekinde yer alan standart forma uygun teklif mektubu,

c) Bu Şartnamede belirlenen geçici teminata ilişkin standart forma uygun geçici teminat mektubu veya geçici teminat mektupları dışındaki teminatların Saymanlık ya da Muhasebe Müdürlüklerine yatırıldığını gösteren makbuzlar.

ç) Bu Şartnamenin 7.4. ve 7.5. maddelerinde belirtilen, şekli ve içeriği ilgili uygulama yönetmeliklerinde düzenlenen yeterlik belgeleri,

d) Vekaleten ihaleye katılma halinde, vekil adına düzenlenmiş, ihaleye katılmaya ilişkin noter onaylı vekaletname.

e) İsteklinin ortak girişim olması halinde, teklif mektubu standart formu ekinde yer alan iş ortaklığı beyannamesi,

f) Alt yüklenici çalıştırılmasına izin verilmesi halinde, isteklinin alt yüklenicilere yaptırmayı düşündüğü işlerin listesi,

…

7.9.7. Kalite ve standarda ilişkin belgelerin sunuluş şekli

7.9.7.1. Bu madde boş bırakılmıştır.” düzenlemesi,

Aynı Şartname’nin “Tekliflerin değerlendirilmesi” başlıklı 31’inci maddesinde “31.1. İlk oturumun kapatılmasından sonra, ihale komisyonu belirleyeceği bir tarih ve saatte toplanır ve EKAP üzerinde tekliflerin değerlendirilmesine başlanır. Teklif değerlendirme işlemleri birden fazla oturumda yapılabilir. Her oturum kapatılmadan önce bilgiler EKAP'a kaydedilir ve düzenlenen tutanakların bir çıktısı alınarak ihale komisyonu üyeleri tarafından imzalanır.

31.2. Teklif değerlendirmesinde öncelikle ilk oturumda 30 uncu madde uyarınca e-teklifinin açılamadığı veya teklif mektubu ile geçici teminatının uygun olmadığı tespit edilen isteklilerin teklifleri değerlendirme dışı bırakılır.

31.3. İhale dokümanında belirtilen geçici teminat mektubu, katılım belgeleri ve yeterlik kriterleri ile fiyat dışı unsurlara ve istenilmişse teknik şartnameye cevaplar ve açıklamalara ilişkin değerlendirme, istekliler tarafından beyan edilen bilgi ve belgelerden; EKAP veya diğer kamu kurum ve kuruluşları ile kamu kurumu niteliğindeki meslek kuruluşlarının internet sayfası üzerinden sorgulanarak temin veya teyit edilebilenler için, sorgulama sonucunda elde edilen bilgiler; belirtilen yöntemle temin veya teyit edilemeyenler için ise beyan edilen bilgiler esas alınarak yapılır. Yeterlik sertifikası üzerinden yeterlik tespiti yapılan ihalelerde ise, ihale dokümanında belirtilen katılım belgeleri ve yeterlik kriterleri ile fiyat dışı unsurlara ilişkin değerlendirme, yeterlik sertifikası kapsamındaki geçerlik süresi dolan belgeler dahil yeterlik sertifikası üzerindeki bilgiler; yeterlik sertifikası üzerinden değerlendirme yapılamayan her belge veya kriter için ise yeterlik bilgileri tablosunda istekliler tarafından beyan edilen bilgi ve belgeler esas alınarak yapılır.

31.4. Katılım ve yeterlik kriterlerine ilişkin şartları sağlayan isteklilerden, ilk fiyat tekliflerini aşmamak ve ihale kararına esas olmak üzere son fiyat tekliflerini vermeleri istenir. İstekliler, kendilerine bildirilen tarih ve saatte kadar son tekliflerini, teklife ilişkin e-anahtar ile birlikte e-teklif olarak, yine EKAP üzerinden e-imza ile imzalayıp sunarlar. … Son fiyat teklifini sunmayan isteklilerin ilk teklifleri, son teklifleri olarak kabul edilir. İhale komisyonu, son fiyat teklifleri ile işin yaklaşık maliyetini açıklayarak tutanağa bağlar. …” düzenlemesi yer almaktadır. 

Şikayete konu ihaleye ilişkin olarak idare tarafından başvuru sahibi Vav Taşımacılık Turizm Organizasyon Otomotiv Tic. Ltd. Şti. de dahil olmak üzere 3 firmaya 11.07.2023 tarihinde ve saat 17:38:23’te EKAP üzerinden “Doküman Almaya ve Teklif Vermeye Davet” konulu yazının tebliğ edildiği, söz konusu yazıda “Afyonkarahisar Gençlik ve Spor İl Müdürlüğü Sultandağı Gençlik Kampı 3 ve 4 Kamp Dönemleri Organizasyonu 4734 sayılı Kanunun 21 inci maddesinin b bendi uyarınca ihale edilecektir. İhale dokümanı aşağıda belirtilen adresten e-imza kullanılarak indirilebilir. … İhaleye katılmak için ihale dokümanına uygun olarak hazırlayacağınız teklifinizi en geç 12.07.2023 tarihi, saat 14:00'a kadar EKAP üzerinden e-imza ile imzalayarak göndermeniz gerekmektedir. Bilgileri ve gereğini rica ederim.” ifadelerine yer verildiği,

İhalenin 12.07.2023 tarihinde gerçekleştirildiği, pazarlık usulüyle gerçekleştirilen ihaleye başvuru sahibi dahil olmak üzere üç isteklinin teklif sunduğu, üç isteklinin de tekliflerinin uygun olduğu, idare tarafından 12.07.2023 tarihinde ve saat 14.26:00’da EKAP üzerinden ilk teklifi geçerli olan 3 istekliye tebliğ edilen “Son fiyat tekliflerini vermeye davet” konulu yazıda “12.07.2023 14:00 tarihinde, 4734 sayılı Kanunun 21 inci maddesinin b bendine göre pazarlık usulü ile yapılan Afyonkarahisar Gençlik ve Spor İl Müdürlüğü Sultandağı Gençlik Kampı 3 ve 4 Kamp Dönemleri Organizasyonu ihalesine ilişkin olarak, ilk fiyat teklifinizi aşmamak kaydıyla, son fiyat teklifinizi en geç 12.07.2023 tarihi, saat 15:00’a kadar EKAP üzerinden e-imza ile imzalayarak göndermeniz gerekmektedir. Bu mektubun EKAP üzerinden gönderilme tarihi tarafınıza tebliğ tarihi sayılacaktır. Bilgileri ve gereğini rica ederim.” ifadelerine yer verilerek isteklilerden son fiyat tekliflerini sunmalarının istendiği, bunun akabinde ihalenin son oturumuna iki isteklinin teklif verdiği, başvuru sahibi isteklinin son fiyat teklifini sunmadığı anlaşılmıştır.

Yukarıda yer verilen mevzuat ve ihale dokümanı düzenlemelerinden; ihaleye katılabilmek için gereken belgeler ve yeterlik kriterlerinin idare tarafından İdari Şartname’nin 7’nci maddesinde düzenlendiği, şikayet konusu kapsamında “Tarım ve Orman Bakanlığından Alınan Gıda Üretim İzin Belgesi veya İşletme Kayıt belgesi”nin yeterlilik unsuru olarak belirlenmediği, söz konusu belgelerin bahse konu ihalede belirlenme zorunluluğunun bulunmadığı, idarelerin her ihalede farklı yeterlilik kriterleri belirleyebileceği göz önüne alındığında başvuru sahibinin bu husustaki iddiasının yerinde olmadığı sonucuna varılmıştır.

4734 sayılı Kamu İhale Kanunu’nun “Pazarlık usulü” başlıklı 21’inci maddesinin (b) fıkrası gereğince yapılan ihalelerde teklif vermeye davet yazılarının ilgililere tebliğ edilmesinin ardından teklif hazırlığı için ne kadar süre verileceğine dair Kamu İhale mevzuatında bir düzenleme mevcut değildir. Yukarıda aktarıldığı üzere Kanun’un 21’inci maddesinin (b) fıkrasında belirtilen şartların oluşması hâlinde ihalenin ivedi olarak yapılmasının zorunlu olması durumunda söz konusu usul kullanılmaktadır. Dolayısıyla ivedi olarak yapılması gereken bir ihaledeki teklif hazırlama süresi idarenin takdirine bırakılmış durumdadır.

Konuya aynı Kanun’un yukarıda aktarılan “Pazarlık usulü” başlıklı 21’inci maddesinin ikinci fıkrasında yer alan “…(b), (c) ve (f) bentlerinde belirtilen hallerde ilan yapılması zorunlu değildir. İlan yapılmayan hallerde en az üç istekli davet edilerek, yeterlik belgelerini ve fiyat tekliflerini birlikte vermeleri istenir…” hükmü açısından bakıldığında, idarece 3 firmanın doküman almaya ve teklif vermeye davet edildiği, bunlardan üçünün de ihaleye teklif verdiği göz önünde bulundurulduğunda, Kanun’un bahsi geçen hükmünde istenen koşulların karşılandığı sonucuna varılmıştır.

Konuya aynı Kanun’un yukarıda aktarılan “Temel ilkeler” başlıklı 5’inci maddesinde belirtilen temel ilkeler açısından bakıldığında ise doküman almaya ve teklif vermeye davet edilen başvuru sahibi de dahil olmak üzere 3 firmaya 11.07.2023 tarihinde ve saat 17:38:23’te “Doküman Almaya ve Teklif Vermeye Davet” konulu yazı EKAP sistemi üzerinden tebligatta bulunulmuştur. Başvuru konusu ihalede, ilgili tüzel kişilerin doküman almaya ve teklif vermeye davet edilme tarihinin 11.07.2023, ihale tarihinin ise 12.07.2023 olduğu, idare tarafından 12.07.2023 tarihinde ve saat 14.26:00’da EKAP üzerinden ilk teklifi geçerli olan 3 istekliye tebliğ edilen “Son fiyat tekliflerini vermeye davet” konulu yazı üzerine Damla Yemekçilik İnşaat Taşımacılık San. ve Tic. Ltd. Şti. ve Niyazi Şahin Tur Turz. Taş. Org. Otom. Ürün Tic. ve San. Ltd. Şti.nin son fiyat tekliflerini sunduğu anlaşılmıştır.

Anılan Kanun’un 21’inci maddesinin b) bendine göre pazarlık usulü ile yapılan ihalelerde teklif vermeye davet edilen isteklilerin ilk tekliflerini verdikten sonra idarece yapılacak değerlendirmeler neticesinde son tekliflerini vermeye davet edilmelerinin aktarılan usul ile yapılan ihale kurallarının gereği olduğu, dolayısıyla bu usulle yapılan ihalelere katılan isteklilerin teklif hazırlık işlemlerinde idarece yapılacak son teklif vermeye davet talebine ilişkin hazırlıkları ihale öncesinde yapmaları gerektiğinin açık olduğu, ihalenin elektronik ortamda gerçekleştirildiği ve tebligatta bulunulan firmaların tamamı tarafından da teklif verildiği göz önüne bulundurulduğunda, ilgili tüzel kişiler arasında rekabet ve eşit muamele ilkelerine halel getiren bir durumun oluştuğunun söylenemeyeceği neticesine ulaşılmış olup, ihale konusu alanda faaliyet gösteren ve basiretli tacir olma yükümlülüğünü haiz isteklilerin tüm süreçleri göz önünde bulundurarak tekliflerini hazırlamaları gerektiği ve diğer iki isteklinin de son tekliflerini verdikleri anlaşıldığından başvuru sahibinin iddiasının yerinde olmadığı sonucuna ulaşılmıştır.

(Kamu İhale Kurulunun 09.08.2023 tarih ve 2023/UH.I-1102 nolu kararı)